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工程采购管理的工作内容

  一、采购管理面临的困惑与问题

  1、信息不能共享

  2、采供双方未建立稳定的协作关系

  3、与预测和物料需求计划结合不紧

  4、无法跟踪采购情况

  5、缺乏制约

  6、缺乏对供应商的评价和管理

  二、采购管理的工作内容

  1、确定需求

  通过物料需求计划系统,如MPS、MRP或再订购点等计划方法自动获得采购建议计划,或者手动输入采购请求,如对于临时性采购、非直接应用于生产过程的物料等。

  2、询价和选择供应商

  采购部门接到采购申请后,如果采购物料是初次或间断性购买,则会根据自己掌握的关于潜在供应商的详细资料,向相关供应厂商提出供货申请(口头或书面形式),要求提供产能、品质、价格、交货期限、付款条件等资料。

  3、签订采购订单

  与供应商签订供货协议、确定交货数量和交货日期;确定收货地点、运输方式;确定付款方式、地点和银行账号。并依据协议文件,手动或由计算机系统自动产生一份正式的采购订单。

  4、采购订单执行与控制

  5、物料验收和库存管理

  6、发票确认

  三、采购管理作业流程分析

  采购管理作业流程:经过MPS和MRP的自动规划,或者采购人员手动输入采购请求,产生计划性采购订单,经过承办单位审核后成为正式的采购订单,然后再据此执行(收料、检验、验收入库、结转应付账款等),并控制其结果。

  四、采购订单的作业流程

  采购订单是企业与供应商签订的采购合同或采购协议,一般应包含采购项目、采购数量、价格、采购项目的简短描述、交货日期及请购部门等。

  五、采购询价

  供应商针对拟定采购项目、提供报价。报价项目应包含可靠度、交货时间、可交货数量、交货质量及价格等,以询得最佳的采购条件,这样的流程称之为“询价” 。

  针对所收到的供应商报价单,采购部门输入电脑以供进一步的条件及价格比较,并从中选择最适合的条件价格与供应商,以便签定采购订单。

  六、采购订单变更

  对于已经审核过的采购订单,由于生产计划变更或请购需求发生变动,在生产主管或请购者提出申请后,可对采购订单进行变更。


  七、采购收料

  在采购物料送到时,采购部门需签收相关文件及物料,并进行各项工作,总称为采购收料作业,在这项作业中,除了验收采购物料的数量外,还包含对到货单中价格的检查。这种到货检验可能有采购单(外购)或是制令单(内制)等文件作为与到货单中的进货明细的对照参考。到货作业也可能包含质量检验,万一发现质量检验结果不符标准,若物料属于外购,则必须通知相关人员以决定是将采购物料退货还是暂时冻结付款,若物料属于内制,则通知制造部门决定处理方式。

  八、采购退料

  采购员需定时查询来料不良仓中的材料库存数,联系供应商,主动开单通知仓库将不良料退还给供应商

  九、采购结算

  采购结算也称为采购报账,是指采购核算人员根据外购入库单、采购发票核算采购入库成本。

  采购发票一般关联外购入库单开具,是应付账款的单据。发票必须与对应的外购入库单勾稽后,才真正确定为应付账款。关联外购入库单的发票在审核时可以自动勾稽。

  采购费用发票必须与具体的采购发票相关联,否则应使用“应付款管理”的有关单据来处理,费用发票必须与其对应的采购发票补充勾稽后,才真正确定为应付账款。

  对于无发票换货的外购入库单及其对应的红字外购入库单,在“外购入库单”中以对等核销的方式结算。


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