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办公自动化的必要性

目前,信息已成为人类社会的资源之一,随着商务活动的日益频繁和加剧,日常事务处理的数据和决策所需要的信息愈来愈多,随之而来的是陈旧的办公方式与庞大的信息量之间形成的尖锐矛盾。具体表现在以下三个方面:

1. 办公室人员和办公机构剧增

随着社会的发展,企业与企业之间的商务活动愈来愈频繁,具有各种职能的部门和机构随之增加,同时带来办公人员的增加。在主要工业化国家,40%以上的工作人员在办公室进行数据的收集和信息处理。在美国,白领职员的人数有増无减,从1975年起就超过了工人人数,大约有5500万人从事管理。但他们的办公效率提高很慢,花费在专业、管理和行政人员上的成本占了办公室成本的2/3至4/5o这一现象使人们对办公室自动化的需求与日俱增。

2. 办公费用不断上涨

由于办公室人员和办公机构的增加,致使办公费用迅速增长。全世界每年的办公用纸连起来可达3亿英里,在这些纸上书写、打字、印刷需要大量人力、物力和财力,其费用已上升到全体职工费用的50%。如果采用办公自动化技术,每年可节省几百亿美元。

3.办公效率低

据统计,美国的专业人员把绝大部分时间花费在通信和谈话上,只有5%〜8%的时间用于思考、计划和分析。每个在办公室工作的人平均每17分钟就要受到一次干扰。企业负责人在其全部办公时间中判断和决策时间仅占16%,而传递时间占39%,数据及文件处理时间占25%,移动和其他时间占20%0一般工作人员用于传递数据和文件处理的时间则更长。

因此,对信息的正确处理和加工,已直接影响到企事业单位的决策和办公效率,甚至生存发展。要解决传统的陈旧办公方式与社会发展不相适应的矛盾,就要采取科学的方法,使用先进的技术,使办公进入自动化状态。


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